Verantwoordelijk zakelijk gedrag - G1

Impact-, risico- en kansenmanagement

In de context van verantwoordelijk zakelijk gedrag kan onzorgvuldig of niet-conform handelen leiden tot aanzienlijke financiële lasten door rechtszaken en opgelegde boetes. Daarnaast kan het noodzakelijk worden om aanvullende trainingen en interne maatregelen uit te rollen, wat extra kosten en organisatorische druk veroorzaakt. Bij negatieve media-aandacht bestaat bovendien het risico op ernstige reputatieschade, met impact op vertrouwen van klanten, partners en investeerders.

Doelstellingen

Hydratec heeft een doelstelling omtrent zakelijk gedrag, namelijk het zorgen voor nul bevestigde gevallen van corruptie en omkoping.

Beleid

Hydratec opereert en handelt wereldwijd waarbij medewerkers te maken krijgt met verschillen in wet- en regelgeving, belangen maar ook manieren van handelen en werken. Hydratec is zich bewust van de verplichting om te handelen in legitimiteit. Corruptie en omkoping zijn geïdentificeerd als een materiële financiële risico voor Hydratec. Dit kan onder andere door opgelegde boetes en reputatieschade zijn wanneer er incidenten omtrent corruptie en omkoping plaatsvinden. Daarom is het van belang om ervoor te zorgen dat dit risico hierop geminimaliseerd wordt, hierbij speelt de bedrijfscultuur een belangrijke rol. De bedrijfscultuur wordt gevormd door duidelijke kernwaarden, die naar alle medewerkers worden gecommuniceerd. Deze waarden zijn vastgelegd in het ESG-beleid en gedragscode (de Code), waaraan zowel werknemers als management zich committeren en moeten houden. De Code behandelt de belangrijkste regels waaraan gehouden dient te worden om corruptie en omkoping te voorkomen.

Het leiderschap van Hydratec speelt een cruciale rol in het bevorderen van deze waarden. Zowel de raad van commissarissen als de directie onderschrijven de principes van corporate governance en de bepalingen van de Nederlandse Corporate Governance Code. De betrokkenheid van medewerkers wordt bevorderd door regelmatig overleg met de ondernemingsraden in elke werkmaatschappij. De directie van de groep neemt hier eenmaal per jaar aan deel. Daarnaast wordt continu de bedrijfscultuur geëvalueerd via enquêtes en feedback, waarbij de resultaten met de ondernemingsraad en medewerkers worden gedeeld. Verbeteracties, zoals het verbeteren van de interne communicatie, worden op basis van deze feedback geïmplementeerd.

Ten aanzien van het voorkomen en adresseren van onwettig gedrag hanteert Hydratec duidelijke mechanismen voor het intern en extern melden en onderzoeken van vermoedens en zorgen. Deze mechanismen zijn vastgelegd in de klokkenluidersregeling en de Code, waarin is beschreven welke situaties gemeld kunnen worden en via welke procedures en kanalen meldingen kunnen plaatsvinden. Afhankelijk van de aard van de melding zijn specifieke meldroutes en onderzoeksprocedures ingericht.

Hydratec biedt klokkenluiders bescherming conform de geldende wet- en regelgeving en waarborgt dat meldingen zonder angst voor benadeling of represailles kunnen worden gedaan. Daarnaast wordt gezorgd dat interne en externe stakeholders geïnformeerd zijn over de klokkenluidersregeling door hierover open te communiceren en de regeling openbaar beschikbaar te stellen. Verder is er geen specifieke training maar krijgen alle medewerkers die meldingen kunnen ontvangen hier instructies over. De procedure voor het onderzoeken van incidenten is gericht op onafhankelijkheid en objectiviteit. Op basis van de aard van het incident wordt er beoordeeld hoe het incident verder onderzocht wordt. Ook wordt er regelmatig training gegeven over zakelijk gedrag, inclusief ethiek, naleving en risicobeheer aan functies, die zijn geïdentificeerd, met een hoog risico op corruptie. Verder is een beleid opgesteld tegen corruptie en omkoping, in lijn met het VN-Verdrag tegen corruptie en worden waar nodig verdere maatregelen genomen om het risico te beperken. Dit ziet voornamelijk toe op het verkoopproces waarbij gebruik wordt gemaakt van agenten.

Hydratec voldoet aan de wetgeving omtrent de bescherming van klokkenluiders en zorgt voor de nodige opleiding en informatie voor medewerkers over het melden van zorgen en de bescherming van klokkenluiders.

Acties

In 2025 zijn acties geformuleerd rondom verantwoord zakelijk gedrag. Het doel van deze acties is de verantwoord zakelijk gedrag doelstelling te behalen en negatieve impacts te voorkomen, mitigeren en waar mogelijk te herstellen. Bij het formuleren van deze acties zijn potentiële impact en de significante financiële middelen die met het implementeren van deze acties samenhangen, geïdentificeerd. Deze middelen worden onderverdeeld in operationele uitgaven en kapitaaluitgaven.

Bij Hydratec staat het voorkomen, signaleren en onderzoeken van corruptie en omkoping centraal. Hiermee wordt het vertrouwen van de stakeholders versterkt door transparantie te bieden over interne procedures en beheersmaatregelen. Eventuele incidenten worden tijdig, onafhankelijk en objectief onderzocht door een interne of externe commissie. De uitkomsten van deze onderzoeken worden gerapporteerd aan de daarvoor aangewezen organen, waarbij opvolging en terugkoppeling plaatsvinden conform het geldende beleid en de klokkenluidersregeling.

Ter ondersteuning van naleving en bewustwording worden opleidingsprogramma’s en onboardingstrajecten verzorgd, met specifieke aandacht voor functies met een verhoogd risicoprofiel. Alle medewerkers onderschrijven de gedragscode. Daarnaast worden bestuur en management jaarlijks geïnformeerd over het beleid en eventuele actualisaties, zodat zij hun verantwoordelijkheid voor naleving en handhaving adequaat kunnen invullen. Deze aanpak bevordert een cultuur van integriteit en draagt bij aan het beperken van integriteitsrisico’s.

Het beleid en de gedragscode worden actief en toegankelijk gecommuniceerd, onder meer via de website. Hierdoor zijn alle betrokkenen duidelijk geïnformeerd over de geldende normen en verwachtingen, en wordt formele bevestiging van naleving gestimuleerd.

Maatstaven

Bevestigde incidenten van corruptie of omkoping

Onderstaande informatie geeft inzicht over incidenten van corruptie of omkoping die zich gedurende de verslagperiode hebben voorgedaan. Daarnaast zijn er geen specifieke acties, naast de acties die in bovenstaande hoofdstuk benoemd zijn, ondernomen om schending van procedures en normen voor de bestrijding van corruptie en omkoping aan te pakken.

Voortgang

Met betrekking tot de voortgang van het ESG-doel op het gebied van integriteit en anticorruptie kan worden vastgesteld dat er zowel in de huidige verslagperiode als in het voorgaande jaar geen meldingen zijn bevestigd van corruptie of omkoping. Het uitblijven van incidenten duidt erop dat het bestaande beleid en de vastgestelde procedures effectief functioneren. Daarmee ligt de organisatie op koers om dit ESG-doel te behouden en te borgen, waarbij blijvende aandacht wordt besteed aan naleving en bewustwording binnen de organisatie.

Het bestuursverslag als bedoeld in Titel 9 Boek 2 BW ziet toe op de elementen van het voorwoord tot en met het meerjarenoverzicht. Deze versie van de jaarlijkse financiële verslaggeving van Hydratec Industries N.V. voor het boekjaar geëindigd op 31 december 2025 is niet gepresenteerd in het ESEF-formaat zoals gespecificeerd in de technische reguleringsnormen voor ESEF (Gedelegeerde Verordening (EU) 2019/815.) De ESEF rapportageset is beschikbaar via de downloads.